書類の保存義務とは

補助金は入金されたら終わり、ではありません。見積書・契約書・納品書・ 請求書・振込記録・帳簿といった書類は、事業が終わったあとも 保存し続ける義務があります。

期間は各制度の交付規程・事務処理マニュアルで定められています。 国の補助金では補助事業の終了後5年間とする制度が多いですが、 財産の処分制限期間が続く間はそれに合わせる場合もあります。 自分の制度の定めを確認してください。

保存が要るのは、あとから会計検査院の検査や事務局の実地検査が 入ることがあるからです。書類が出せないと、経費の適正さを証明できず、 返還を求められる恐れがあります。担当者の退職や社内のファイル整理で 失われるのが典型なので、保存場所と期限を決めて引き継いでください。